Politique de protection des données pour les webinaires via «Zoom» ou «Teams» de SwissSign SA

Nous souhaitons vous informer ci-après sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de «Zoom» et de «Teams».

«Zoom» est un service de Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113 disposant d’une représentation dans l’UE (Lionheart Squared Ltd, Upper Pembroke Street 28-32, Dublin DO2 EK84, République d’Irlande).

«Teams» est un service de Micorosoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, États-Unis.

Finalité du traitement

Nous utilisons les outils «Zoom» et «Teams» pour organiser des téléconférences, réunions en ligne, visioconférences et/ou webinaires (ci-après: «webinaires»). En vous inscrivant à un webinaire, vous déclarez accepter que vos données soient utilisées par SwissSign SA pour une prise de contact ou à des fins publicitaires.

Responsable

Le responsable du traitement des données directement lié à la réalisation de «webinaires» est SwissSign SA.

Remarque: lorsque vous consultez le site Internet de «Zoom» ou de «Teams», le fournisseur concerné est responsable du traitement des données.

Consultez la déclaration de confidentialité pour «Zoom» et la déclaration de confidentialité pour «Teams».

Quelles données sont traitées?

Lors de l’utilisation de «Zoom» ou de «Teams», différents types de données sont traités. L’étendue des données dépend également des informations que vous fournissez avant ou lors de votre participation à un «webinaire».

Les données à caractère personnel suivantes font l’objet du traitement:

• Données relatives à l’utilisateur: prénom, nom de famille, téléphone (facultatif), adresse e-mail, mot de passe (si «Single-Sign-On» n’est pas utilisé), photo de profil (facultatif), département (facultatif).

• Métadonnées de réunion: objet, description (facultatif), adresses IP du participant, informations sur l’appareil / le matériel.

• Pour les enregistrements (facultatif): fichier MP4 de tous les enregistrements vidéo, audio et de présentation, fichier M4A de tous les enregistrements audio, fichier texte du chat de réunion en ligne.

• En cas de connexion par téléphone: indication du numéro d’appel entrant et sortant, du nom du pays, de l’heure de début et de fin. Le cas échéant, d’autres données de connexion telles que l’adresse IP de l’appareil peuvent être enregistrées.

• Données textuelles, audio et vidéo: Vous avez éventuellement la possibilité d’utiliser les fonctions de chat, de questions ou de sondage dans un «webinaire». Dans cette hypothèse, les textes que vous saisissez sont traités afin de les afficher dans le «webinaire» et, le cas échéant, de les enregistrer. Pour permettre l’affichage de la vidéo et la lecture audio, les données du microphone de votre terminal ainsi que de l’éventuelle caméra vidéo du terminal sont traitées en conséquence pendant la durée de la réunion. Vous pouvez à tout moment éteindre ou désactiver vous-même la caméra ou le microphone via les applications «Zoom» ou «Teams».

Pour participer à un «webinaire» ou accéder à la «salle de réunion», vous devez au moins fournir des informations sur votre nom.

Étendue du traitement

Nous utilisons «Zoom» et «Teams» pour réaliser des «webinaires». Si nous voulons enregistrer des «webinaires», nous vous communiquerons cela à l’avance de manière transparente et, si nécessaire, nous vous demanderons votre accord. L’enregistrement vous est en outre signalé dans «Zoom» ou «Teams».

Nous enregistrons le contenu d’un chat lorsque cela est nécessaire pour la mise au procès-verbal des résultats d’une réunion en ligne. Toutefois, ce ne sera généralement pas le cas.

Dans le cadre de webinaires, nous pouvons également traiter les questions posées par les participants à des fins d’enregistrement et de suivi du webinaire concerné.

Si vous êtes enregistré dans «Zoom» en tant qu’utilisateur, les rapports sur les «webinaires» (métadonnées de réunion, données de connexion téléphonique, questions et réponses lors des webinaires, fonction de sondage dans les webinaires) peuvent être conservés jusqu’à un mois dans «Zoom».

Aucune prise de décision automatisée n’est utilisée.

Base juridique du traitement des données

Les données à caractère personnel sont traitées exclusivement dans le cadre des dispositions légales applicables, en particulier de la loi suisse sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, du règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

Destinataire / transmission de données

Les données à caractère personnel, traitées dans le cadre de la participation à des «webinaires», ne sont en principe pas transmises à des tiers, sauf si elles sont précisément destinées à l’être. Veuillez noter que les contenus des «webinaires» ainsi que ceux des réunions personnelles servent souvent justement à communiquer des informations à des clients, des personnes intéressées ou des tiers et sont donc destinés à être transmis.

Autres destinataires: le fournisseur de «Zoom» ou de «Teams» prend nécessairement connaissance des données susmentionnées, dans la mesure où cela est nécessaire à la réalisation de «webinaires» (Déclaration de confidentialité pour «Zoom» ou déclaration de confidentialité pour «Teams»).

Délégué à la protection des données

Nous avons nommé un délégué à la protection des données.

Vous pouvez le contacter comme suit: Swiss Infosec AG, Reto Zbinden, Centralstrasse 8A, 6210 Sursee, e-mail: [email protected]

Vos droits en tant que personne concernée

Vous avez un droit d’accès aux données à caractère personnel vous concernant. Vous pouvez nous contacter à tout moment pour obtenir des renseignements.

Dans le cas d’une demande de renseignements qui n’est pas faite par écrit, nous vous prions de bien vouloir comprendre que nous puissions vous demander des justificatifs prouvant que vous êtes bien la personne que vous déclarez être.

Vous disposez en outre d’un droit de rectification, de suppression ou de limitation du traitement, dans la mesure où la loi le prévoit.

Enfin, vous disposez d’un droit d’opposition au traitement dans le cadre des prescriptions légales.

Suppression de données

Nous supprimons en principe les données à caractère personnel lorsqu’il n’est plus nécessaire de les conserver. Une telle nécessité peut notamment exister lorsque les données permettent encore d’exécuter des prestations contractuelles, de vérifier et d’accorder ou refuser des réclamations relatives à la responsabilité et, le cas échéant, à la garantie. En cas d’obligations légales de conservation, une suppression n’entre en ligne de compte qu’après l’expiration de l’obligation concernée.

Droit de recours auprès d’une autorité de contrôle

Vous disposez d’un droit de recours à l’encontre du traitement des données à caractère personnel par nos soins auprès d’une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.

Modification de la présente politique de protection des données

Nous révisons la présente politique de protection des données en cas de modification du traitement des données ou pour tout autre motif qui le rendrait nécessaire. Vous trouverez toujours la version actuelle sur ce site Internet.

SwissSign SA

Glattbrugg, le 14 février 2022