Elektronische Signaturen im juristischen Umfeld

Verträge, Geheimhaltungserklärungen und Vollmachten: Im juristischen Umfeld müssen unzählige Dokumente unterzeichnet werden. Handschriftliche Unterschriften verlangsamen diesen Prozess. Diesem Problem schafft die elektronische Signaturlösung von SwissSign Abhilfe: Mittels qualifizierter elektronischer Signatur können Dokumente rechtsgültig (gemäss ZertES, Art. 14 Abs. 2 bis OR) komplett digital unterschrieben werden. Mehr zur Ausgangslage und zum Angebot von SwissSign.

Justitia 4.0: Digitalisierung der Justiz

Das Projekt «Justitia 4.0» verfolgt das Ziel, die Papierberge in der Schweizer Justiz zu reduzieren. Sie soll digital werden und trotzdem weiterhin sicher bleiben.

In diesem Zug sollen unter anderem Papierakten durch elektronische Dossiers ersetzt und die elektronische Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten und Justizbehörden gefördert werden. Die Plattform «Justitia.Swiss» dient dabei dem elektronischen Rechtsverkehr und der Akteneinsicht. Und über die eJustizakte-Applikation können elektronische Akten effizient verwaltet, bearbeitet und übermittelt werden.

Diese Entwicklung setzt auch eine Digitalisierung der vorgelagerten Prozesse voraus. So passen handschriftliche Signaturen beispielsweise nicht mehr zu diesem Standard. Die Lösung dafür: qualifizierte elektronische Signaturen.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist der höchste Signatur-Standard. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). Sie wird für Dokumente mit gesetzlicher Formvorschrift und hohem Haftungsrisiko benötigt.

Die Vorteile von elektronischen Signaturen

• Effizienter arbeiten: Sie gestalten Ihre Prozesse zeitsparend, papierlos und ganz ohne Medienbrüche. Sie digitalisieren Ihre Workflows.

• Kosten senken: Sie senken Kosten für Druck und Versand und benötigen weniger Ressourcen und Zeit für die gleichen Aufgaben.

• Sicherheit erhöhen: Gewährleistung von Authentizität und Integrität. Signatur von bekanntem Absender erstellt und Dokument nachträglich nicht verändert.

• Papierlos und ökologisch: Sie unterschreiben komplett papierlos und verbessern damit Ihren ökologischen Fussabdruck nachhaltig und langfristig.

• Gerüstet für die Zukunft: Effizienzsteigerung von nachgelagerten Prozessen. Option zum Aufbau weiterer vertrauenswürdiger, digitaler Dienste. 

Rechtsgültig signieren nach eIDAS & ZertES

Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) und die Verordnung «eIDAS» – Regulation on electronic Identification, Authentication and trust Services» kennen zwar beide eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), haben daran jedoch leicht abweichende Anforderungen. Das heisst, eine ZertES-zertifizierte Signatur ist nur nach Schweizer Recht zulässig und rechtsgültig – und umgekehrt. Verträge mit Partnern in der EU/EWR respektive nach dem Recht eines EU-/EWR-Staates verlangen somit zwingend eine eIDAS-zertifizierte elektronische Signatur.

Mehr zu den unterschiedlichen Gesetzen über die elektronische Signatur

Gewährleistung des anwaltlichen Berufsgeheimnisses

Ob elektronische Signaturlösungen, welche nicht on-premise installiert werden, mit dem anwaltlichen Berufsgeheimnis in Konflikt geraten, konnte noch nicht abschliessend geklärt werden. Die Sachlage wird unterschiedlich beurteilt.

Es lässt sich jedoch festhalten, dass SwissSign-Mitarbeitende einer Vertraulichkeitsvereinbarung unterstehen, die explizit auf Art. 321 StGB verweist. Ist dies nicht ausreichend, gibt es ausserdem die Option, dass SwissSign sich als Hilfsperson des Kunden im Sinne des Art. 321 StGB dem Berufsgeheimnis im Zusammenhang mit den angebotenen Dienstleistungen unterstellt.

Sichere Übermittlung und Ablage von signierten Dokumenten

Dokumente, die elektronisch signiert wurden oder noch werden, sollten natürlich auch auf sicherem Weg übermittelt und abgelegt bzw. archiviert werden. 

Für den Versand eignet sich zum Beispiel IncaMail. Sensible Nachrichten und Dokumente können damit aus der gewohnten E-Mail-Umgebung oder der Business Software datenschutzkonform verschickt werden. Auch elektronische Einschreiben sind möglich.

Das eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) hat die Plattform von IncaMail als sichere Zustellplattform anerkannt. Sie darf in der Schweiz offiziell in Zivil- und Strafprozessen sowie Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren eingesetzt werden, um Daten digital zu übermitteln.