Le firme elettroniche in ambito giuridico

Contratti, accordi di riservatezza e procure: in ambito giuridico è necessario firmare innumerevoli documenti e le firme autografe rallentano notevolmente l’intero processo. Il rimedio a questo problema è offerto dalla soluzione di firma elettronica di SwissSign: con una firma elettronica qualificata è infatti possibile firmare i documenti in modalità completamente digitale e legalmente valida (in conformità alla FiEle, art. 14, cpv. 2 bis del CO). Maggiori informazioni in merito all’attuale situazione e all’offerta di SwissSign.

Justitia 4.0: la giustizia digitalizzata

Il progetto «Justitia 4.0» si prefigge l’obiettivo di ridurre la montagna di scartoffie da gestire nell’ambito del sistema giuridico svizzero. Il fine è «digitalizzare la giustizia», continuando tuttavia a garantire la massima sicurezza.

In tale ambito si prevede, inoltre, di sostituire gli atti cartacei con dossier elettronici e di incentivare la comunicazione in modalità elettronica tra le persone coinvolte nei procedimenti e le rispettive autorità giudiziarie. In tal senso, la piattaforma «Justitia.Swiss» garantisce uno scambio di atti giuridici in modalità elettronica e rappresenta uno strumento di accesso agli stessi. Inoltre, l’applicazione dossier giudiziario (ADG) consente di gestire, elaborare e trasmettere gli atti elettronici all’insegna della massima efficienza.

Tale sviluppo presuppone anche una digitalizzazione dei processi a monte, dal momento che, ad esempio, le firme autografe non risultano più compatibili con tale standard. La soluzione in tal senso è una: le firme elettroniche qualificate.

La firma elettronica qualificata (FEQ)

La firma elettronica qualificata rappresenta il più alto standard a livello di firme elettroniche. La FEQ è infatti equiparata alla firma autografa (art. 14, cpv. 2bis del CO) ed è necessaria per i documenti con prescrizione formale legale e un elevato rischio legato alla responsabilità. 

I vantaggi delle firme elettroniche

• Maggiore efficienza nel lavoro: Potrete organizzare i vostri processi più velocemente, senza necessità di ricorrere a supporti cartacei e senza alcuna interruzione tecnica. Inoltre, potrete digitalizzare i vostri flussi di lavoro.

• Riduzione dei costi: Ridurrete i costi legati alla stampa e all’invio dei documenti e, per gli stessi compiti, impiegherete minor tempo e meno risorse.

• Maggiore sicurezza: Garanzia di autenticità e integrità. La firma viene apposta da un mittente conosciuto e, in seguito, il documento non può più essere modificato.

• Paperless ed ecologica: Firmerete i documenti evitando del tutto l’uso della carta e migliorerete così la vostra impronta ecologica in modo sostenibile e duraturo.

• A prova di futuro: Incremento dell’efficienza dei processi a valle. Opzione finalizzata allo sviluppo di ulteriori servizi digitali più affidabili. 

Apporre firme con valore legale in conformità a eIDAS e alla FiEle

Benché sia la Legge federale sulla firma elettronica (FiEleU) che il regolamento «eIDAS – Regulation on electronic Identification, Authentication and trust Services» prevedano entrambi una firma elettronica qualificata (FEQ), tra loro sussistono alcuni requisiti leggermente diversi. Le firme certificate ai sensi della FiEle sono ammesse e legalmente valide soltanto nell’ambito del diritto svizzero (e viceversa nel caso di eIDAS). Pertanto, per i contratti stipulati con partner all’interno dell’UE/dello SEE o in conformità al diritto di un Paese dell’UE/dello SEE è obbligatorio apporre una firma elettronica conforme al regolamento eIDAS.

Ulteriori informazioni sulle diverse leggi sulla firma elettronica

Garanzia del segreto professionale degli avvocati

Non è stato ancora possibile chiarire in modo definitivo se le soluzioni di firme elettroniche non installate on-premise siano in confitto con il segreto professionale degli avvocati. La situazione è stata infatti valutata in modi completamente diversi.

È tuttavia possibile stabilire che i collaboratori di SwissSign siano soggetti a un accordo di riservatezza che rimanda esplicitamente all’art. 321 del CP. Qualora questo non risulti sufficiente, sussiste anche l’opzione per cui SwissSign, in qualità di ausiliare del cliente ai sensi dell’art. 321 del CP, è soggetto al segreto professionale nell’ambito dei servizi offerti.

Trasmissione e conservazione in sicurezza dei documenti firmati

I documenti che sono stati o che saranno firmati in modalità elettronica devono ovviamente essere anche trasmessi e conservati/archiviati in modo sicuro. 

All’invio di tali documenti si presta, ad esempio, il servizio IncaMail, che consente di inviare messaggi e documenti contenenti informazioni sensibili dal sistema di posta elettronica abitualmente usato o dal software professionale, secondo una modalità conforme alla legge sulla protezione dei dati. È inoltre possibile inviare anche raccomandate elettroniche.

Il Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP) ha dichiarato IncaMail una piattaforma di trasmissione assolutamente sicura. In Svizzera IncaMail può quindi essere impiegata ufficialmente nell’ambito dei processi sia civili che penali, oltre che nelle procedure esecutive e di fallimento, al fine di trasmettere i rispettivi dati in modalità digitale.