Zusammenfassung 

Finanzinstitute, die eine digitale Signaturlösung implementieren wollen, müssen verschiedene Herausforderungen meistern: Sie müssen Cybersicherheit gewährleisten, die regulatorische Compliance sicherstellen, die Integration in bestehende IT-Infrastruktur meistern, die Nutzererfahrung verbessern und die Rechtsgültigkeit sicherstellen. Jede Herausforderung ist mit einer ganz eigenen Komplexität verbunden, die von Finanzinstituten die Umsetzung sicherer und konformer Lösungen erfordert. Durch die Gewährleistung robuster Cybersicherheit, regulatorischer Angleichung, nahtloser Integration und benutzerfreundlicher Arbeitsabläufe können sich Banken diesen Herausforderungen erfolgreich stellen. Die On-Premise-Lösung von SwissSign bietet Ihnen einen massgeschneiderten Ansatz, der auf diese spezifischen Bedürfnisse eingeht und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance erhöht. 

So erfüllt die On-Premise-Lösung von SwissSign Ihre Compliance- und Sicherheitsbedürfnisse:

Herausforderung 1: Gewährleistung der Datensicherheit in einem High-Stake-Umfeld

Das Risiko von Datenschutzverletzungen und regulatorische Kontrollen 

Finanzinstitute verarbeiten über die ganze Kundenbeziehung hinweg grosse Mengen sensibler Daten, einschliesslich Kundenkenndaten (Customer Identification Data [CID]). Cyberbedrohungen aller Art sind daher eine ihrer grössten Sorgen. 

Neben Angriffen von aussen müssen sich Finanzinstitute auch vor Insider-Bedrohungen schützen. Mitarbeiter oder Auftragnehmer mit speziellen Zugriffsrechten können Kundendaten absichtlich oder unbeabsichtigt offenlegen. Eine falsch gestaltete Zugriffsrichtlinie oder eine Sicherheitslücke können verheerende Folgen haben und möglicherweise zu Bussgeldern oder Vertrauensverlust führen. 

Neben Vermögens- und Reputationsschäden kann die Nichteinhaltung von Bankgeheimnis- und Datenschutzgesetzen rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Um diese Risiken zu mindern, wenden die Institute strenge Datenzugriffsrichtlinien an, überwachen die Datenbewegungen, sorgen für robuste Verschlüsselungsmechanismen und durchlaufen Sicherheitsaudits der Aufsichtsbehörden. 

Die Einführung einer Signaturlösung berührt alle sensiblen internen Daten und Kundendaten, kann von aussen angegriffen oder intern missbraucht werden. Daher unterliegt sie strengsten Sicherheitsprotokollen. Für viele Banken erscheint dieser Aufwand im Vergleich zu den möglichen Risiken und Chancen sehr hoch.

Wie Finanzinstitute dieser Herausforderung begegnen können 

Ein entscheidender Faktor ist das Verständnis von Datenflüssen und Speicherorten. Finanzinstitute haben bereits viel in die Absicherung Ihrer Infrastruktur zur Abwehr von Cyberangriffen investiert. Jede weitere Lösung muss sich an den bestehenden Sicherheits-Frameworks orientieren und darf keine neuen Schwachstellen und Anforderungen einführen. 

Die Verwendung einer Software-as-a-Service(SaaS)-Signaturlösung erfordert möglicherweise redundante Compliance-Prozesse, wie die Wiederholung von «Know Your Provider», Sicherheitsaudits und Compliance-Checks. Die Implementierung einer On-Premise-Lösung hingegen kann eine bessere Investitionsrendite gewährleisten, da sie zusätzliche Sicherheitsebenen bietet und die Daten innerhalb der eigenen Infrastruktur des Instituts hält. Ein starkes Governance-Framework mit einem Zugriffsmanagement, das Abteilungen und Rollen in der Bank exakt abbildet, ergänzt durch ein automatisiertes Compliance-Monitoring, kann dazu beitragen, interne Risiken wirksam zu mindern. 

So kann SwissSign Sie unterstützen 

Die On-Premise installierte integrierte Signaturlösung von SwissSign erfüllt diese Kriterien für eine effiziente und sichere Umsetzung auf einzigartige Weise. Sie wurde in enger Zusammenarbeit mit führenden Schweizer Finanzinstituten entwickelt und ist so konzipiert, dass sie sich nahtlos in die bestehende Sicherheitsinfrastruktur einer Bank einfügt und so unnötige Schwachstellen beseitigt. Integrierte Anbindungen an Malwarescanner und Data-Leakage-Prevention(DLP)-Tools sorgen für optimalen Schutz. 

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Herausforderung 2: Anpassung an vielfältige Compliance-Anforderungen 

Erfüllung verschiedener lokaler regulatorischer Bestimmungen 

Banken, die in mehreren Rechtsräumen tätig sind, müssen unterschiedliche Vorgaben zur digitalen Signatur einhalten. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind in der Schweiz und in der EU gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. In den Reglementen ZertES und eIDAS ist genau festgehalten, welche Kriterien für welche Rechtsgültigkeit erfüllt sein müssen. Zudem enthält das FINMA-Rundschreiben 2026/7 spezifische Vorgaben für die digitale Identifikation mittels elektronischer Signatur in der Schweiz. Für Schweizer Retail- und Kantonalbanken mit inländischen Kunden ist die QES die einfachste Lösung. 

Privatbanken mit einer globalen Kundschaft sehen sich jedoch mit komplexeren Compliance-Fragen konfrontiert. In den USA und anderen Regionen weichen die gesetzlichen Vorgaben stark ab oder aber es gibt gar keine einheitliche Regelung. Der ESIGN Act in den USA definiert weit gefasste Anforderungen, es fehlen jedoch standardisierte Umsetzungskriterien, z. B. für Advanced Electronic Signatures (AES). In solchen Fällen, in denen die QES aus der Schweiz oder der EU nicht explizit anerkannt sind, stützt sich die Compliance auf Audit Trails und Nachweisdokumente, die die Echtheit einer Signatur belegen. 

Eine weitere grosse Compliance-Herausforderung für internationale Banken ist die strikte Datentrennung – auch als «Chinese Wall»-Prinzip bekannt – um sicherzustellen, dass sensible Informationen zwischen Abteilungen und Niederlassungen isoliert bleiben. Die Implementierung mehrerer Instanzen einer digitalen Signaturlösung pro Gerichtsbarkeit oder Niederlassung kann jedoch zu überhöhter betrieblicher Komplexität und hohem Wartungsaufwand führen. 

Wie Finanzinstitute dieser Herausforderung begegnen können 

Um den unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben weltweit gerecht zu werden, muss eine Signaturlösung sehr flexibel konfigurierbar sein, zudem transparente Audit Trails für jede Signatur bereithalten und idealerweise auch rechtsgültige Archivierungslösungen nach dem Prinzip Write Once Read Multiple (WORM), wie die Hitachi Content Platform, integrieren. Viele API-integrierte Lösungen aus der Cloud stossen in Sachen Anpassungsfähigkeit an ihre Grenzen. 

So kann SwissSign Sie unterstützen 

Die On-Premise-Lösung von SwissSign ist ZertES- und eIDAS-konform und stellt damit die Einhaltung des genannten FINMA-Rundschreibens sicher. Darüber hinaus enthält sie ein erweitertes Audit-Trail-Modul, das rechtsverbindliche Signaturen garantiert und gleichzeitig die Anpassungsfähigkeit an globale Märkte ermöglicht. Sie unterstützt die Integration mit behördlichen Meldesystemen und vereinfacht damit Compliance-Prozesse. 

Im Bereich «Chinese Walls» ist die On-Premise-Lösung von SwissSign einzigartig. Entwickelt in Partnerschaft mit einer der Top Zehn Privatbanken mit Sitz in Genf, bieten ihre Multi-Tenant-Funktionen die Zugriffsverwaltung und die Benutzeroberfläche, um Jurisdiktionen, Niederlassungen und Abteilungen voneinander zu trennen und die signierten Dokumente physisch getrennt zu speichern. Sie kann durch die Anbindung einer dedizierten Netzwerkzone an die Kundeninfrastruktur oder direkt durch die Anbindung des von der Filiale bereitgestellten Datenspeichers realisiert werden. 

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Herausforderung 3: Nahtlose Integration in Ihre Banking-Infrastruktur 

Überwinden von Problemen im Zusammenhang mit IT-Komplexität und Kompatibilität

Eine digitale Signaturlösung hat das Potenzial, ein zentraler Service für die Digitalisierung von Prozessen zu sein, die Signaturen, Freigaben oder eine Archivierung erfordern. Verschiedene Abteilungen, die diese Prozesse und Use Cases durchführen, nutzen jedoch unterschiedliche Technologien, was die Integration komplex macht. Banken müssen darüber hinaus mehrere Kanäle für Signaturen unterstützen, wie E-Mail, Chat, Kundenportale und mobile Apps. 

Ausserdem können Legacy-Banking-Systeme, wie verschiedene Kernbankplattformen, CRM- und KYC-Tools, erhebliche Kompatibilitätsherausforderungen mit sich bringen. 

Signaturlösungen müssen weiterhin hohe Volumina effizient bewältigen können, insbesondere zu Spitzenzeiten wie während der Erstellung von Jahresabschlüssen. Jeder Ausfall kann den kritischen Bankbetrieb beeinträchtigen, Vertragsabschlüsse unterbrechen und das Kundenvertrauen schädigen. 

Dies ist besonders herausfordernd, wenn die Lösung an einem Standort (z. B. in der Schweiz) verwaltet wird, aber Niederlassungen und Abteilungen über verschiedene Zeitzonen hinweg bedient werden. Der technische Support und die Unterstützung stehen somit nicht immer zur Verfügung, um Ausfallzeiten zu vermeiden oder die Ressourcen zu erhöhen, damit unerwartete Volumina bewältigt werden können. 

Wie Finanzinstitute dieser Herausforderung begegnen können 

Um eine nahtlose Integration zu erreichen, sollten Finanzinstitute auf API-basierte Signaturlösungen setzen, die mit Kernbanken- und CRM-Plattformen funktionieren. Ein resilientes System für digitale Signaturen sollte skalierbar sein und so die Geschäftskontinuität auch bei Lastspitzen gewährleisten. 

Zusätzliche Flexibilität bieten Ihnen Hochverfügbarkeitslösungen, die eine containerisierte Bereitstellung (z. B. OpenShift) oder eine Cloud-basierte Infrastruktur (AWS, Azure) unterstützen. Die Verwendung einer lose oder fest gekoppelten Architektur kann es Finanzinstituten auch ermöglichen, digitale Signaturen zu integrieren, ohne ihre bestehenden IT-Systeme zu überarbeiten. 

Die Lösung sollte sowohl Low-Level-API-Integrationen für tief eingebettete Workflows als auch High-Level-Geschäfts-APIs unterstützen, um Signaturprozesse zu vereinfachen. 

So kann SwissSign Sie unterstützen

Die On-Premise-Lösung von SwissSign basiert auf OpenAPI-Standards und ermöglicht eine nahtlose Integration in führende Kernbanklösungen wie Temenos, Avaloq und FNZ. Sie unterstützt die containerisierte Bereitstellung für maximale Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. 

Falls keine Standard-API verwendet werden kann, verfügt SwissSign über ein Entwicklungsteam für kundenspezifische Workflow-Integrationen und Drittlösungen, die nicht direkt mit Standard-APIs kompatibel sind. 

Dank langjähriger Erfahrung in Banken-Ökosystemen stellt SwissSign sicher, dass Finanzinstitute eine digitale Signaturlösung einsetzen können, die zu ihrer bestehenden Infrastruktur passt und gleichzeitig eine hohe Verfügbarkeit und regulatorische Compliance bietet. 

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Herausforderung 4: Optimieren der Nutzererfahrung bei gleichzeitiger Gewährleistung der Sicherheit 

Sicherstellung eines intuitiven und dennoch konformen Signaturprozesses 

Ein umständlicher Prozess für digitale Signaturen kann die Nutzer frustrieren und der Annahme der Lösung im Wege stehen. Viele Mainstream-Signaturlösungen bieten zwar umfangreiche Funktionen, aber ihre Komplexität führt oft zu Verwirrung. 

Tatsächlich verstehen die meisten Endnutzer nicht, welche rechtlichen Auswirkungen eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur hat. Wie sollen sie beispielsweise entscheiden, welcher Workflow für welches Dokument oder welchen Prozess angewendet werden soll? Wenn wir das mit der Anzahl der verschiedenen Rechtsräumen multiplizieren, ist es für einen durchschnittlichen Nutzer quasi unmöglich, den richtigen Workflow zu wählen, was zu einer geringen Benutzer-Akzeptanz führt. Sie sind folglich frustriert, benötigen technische Unterstützung oder – noch schlimmer – schliessen den Prozess auf Papier ab. 

Gleichzeitig kann bei Finanzinstituten ein falsches Signaturlevel schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen, etwa wenn Sie eine Hypothek unterschreiben oder eine Kreditkarte ohne rechtsverbindliche Unterschrift herausgeben. 

Zudem fehlt es bei Mainstream-Lösungen oft an einer nahtlosen Integration in das Branding und die digitalen Angebote des Finanzinstituts. Bei Kunden kann dies zu Verunsicherung führen, wenn sie auf einem Bankportal einen Signaturprozess starten, dann aber auf eine ihnen unbekannte externe Oberfläche umgeleitet werden, oder wenn sie ein mit einem Zertifikat versiegeltes Dokument erhalten, das nicht den Namen ihrer Bank trägt, sondern den einer anderen Filiale oder gar des Anbieters der Signaturlösung. 

Wie Finanzinstitute dieser Herausforderung begegnen können 

Banken sollten eine digitale Signaturlösung implementieren, die Workflows optimiert, Anwender nahtlos durch den Prozess führt und je nach Dokumentenkontext und Anforderungen der jeweiligen Gerichtsbarkeit automatisch den passenden Signaturtyp anwendet – und nur das, ohne verwirrende Zusatzoptionen. 

Kundenspezifische Business-Workflows sollen helfen, Unsicherheiten zu beseitigen, indem sie Signaturprozesse auf spezifische Anwendungsfälle abstimmen (z. B. «W8-BEN» oder «Hypothek» statt manueller Signaturstufenauswahl). 

Multi-Tenant-Lösungen sollten es Finanzinstituten ausserdem ermöglichen, Signatur-Workflows nach Abteilungen, Niederlassungen oder Gerichtsbarkeiten zu trennen, um eine ordnungsgemässe Rechtskonformität zu gewährleisten. 

Zudem sollte die Lösung vollständig in das Erscheinungsbild der Bank integriert werden, wodurch die Konsistenz über alle Signatur-Interaktionen hinweg gewährleistet ist. Elektronische Siegel und Integritätsschutz für Dokumente sollten direkt an die Bank und die jeweilige Filiale gebunden werden, um das Vertrauen und die Wiedererkennbarkeit für die Kunden zu verbessern. 

So kann SwissSign Sie unterstützen

Mit der On-Premise-Lösung von SwissSign erhalten Sie eine Business-orientierte Oberfläche speziell für Finanzinstitute. Statt manuell zwischen verschiedenen Signaturstufen wählen zu müssen, automatisiert SwissSign den Prozess, indem Workflows mit standardisierten oder individualisierbaren Signatur-Standards verknüpft werden, was Compliance und Benutzerfreundlichkeit sicherstellt. 

Unsere Multi-Tenant-Architektur ermöglicht es Banken, dedizierte Signaturräume zu definieren, in denen Workflows entsprechend den jeweiligen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen vorkonfiguriert werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur rechtskonforme Workflows zur Verfügung stehen, was Verwaltungsaufwand und Compliance-Risiken reduziert. 

SwissSign bietet zudem eine Siegelfunktion für Dokumente. Damit stellen Sie sicher, dass alle signierten Dokumente der jeweiligen Bank sichtbar zugeordnet sind, was sowohl die Rechtsgültigkeit als auch das Kundenvertrauen stärkt. 

Lassen Sie uns einen Blick auf Ihr mögliches Set-up werfen!

Herausforderung 5: Gewährleistung der Rechtsgültigkeit von unterzeichneten Dokumenten 

Sicherstellung der Rechtsverbindlichkeit der Dokumente

Eine gültige (digitale) Signatur alleine garantiert noch keine rechtliche Durchsetzbarkeit. Unbefugte Zeichnungsberechtigte, Namensverwirrung und fehlende behördliche Nachweise können rechtliche Herausforderungen darstellen. Finanzinstitute müssen sicherstellen, dass unterzeichnete Dokumente rechtsverbindlich sind und nicht wegen Verfahrensfehlern gerichtlich angefochten werden können. 

Eine Signatur kann beispielsweise formell gültig und gleichzeitig nicht rechtskräftig sein – wenn z. B. ein Ehepartner ein Dokument unterzeichnet, das die Zustimmung des anderen Ehepartners erfordert, oder wenn ein Angestellter im Namen eines Unternehmens ohne entsprechende Vollmacht unterschreibt. Homonyme bergen ebenfalls Risiken, wenn zwei Kunden den gleichen Namen tragen und dies zu einer falschen Dokumentenzuordnung führt. Ebenso müssen Finanzinstitute die Berechtigung der Unterzeichner bei Unternehmenstransaktionen durch Querverweise mit Handelsregistern überprüfen. 

Wie Finanzinstitute dieser Herausforderung begegnen können 

Die Banken sollten Prüfungsmechanismen nach der Signatur von Dokumenten einführen, die die Identität der Unterzeichner mit Handelsregistern und internen Zulassungsdatenbanken abgleichen. Durch die Einrichtung eines Rahmens für die Validierung von Dokumenten können Institute Compliance-Lücken vermeiden, bevor sie eskalieren. Signaturprozesse sollten eine automatisierte Validierung von Identität, Autorität und Dokumentenintegrität beinhalten. 

Zudem sollte eine umfassende Risikobeurteilung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Dokumente den Branchenvorschriften wie ZertES und eIDAS entsprechen. Durch den Einsatz digitaler Archivierungssysteme mit manipulationssicherem Speicher wie der Write-Once-Read-Multiple-Technologie (WORM) können Sie Dokumentmanipulationen vermeiden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. 

So kann SwissSign Sie unterstützen

Mit der Risk Management Toolbox (RMT) von SwissSign analysieren Sie signierte Dokumente automatisiert und stellen so sicher, dass vordefinierte rechtliche und Sicherheitsregeln eingehalten werden. Die Lösung lässt sich mit Handelsregistern und internen Datenbanken verknüpfen und ermöglicht so die Überprüfung der Berechtigung von Unterzeichnenden und reduziert das Risiko unautorisierter Signaturen. 

Darüber hinaus bietet die RMT erweiterte Validierungsfunktionen wie PDF/A-Konformitätsprüfungen, den visuellen Vergleich von Originaldokumenten, die Überprüfung der Signaturintegrität und die ETSI-Standardkonformität. 

Diese Funktionen unterstützen Finanzinstitute dabei, Rechtsrisiken zu minimieren und gleichzeitig einen effizienten und rechtskonformen digitalen Signaturprozess zu pflegen. 

Wie können wir Ihr rechtliches Risikomanagement unterstützen?

Fazit: Digitale Signatur als Grundlage für die Compliance im Finanzwesen 

Die digitale Signatur ist ein wichtiger Pfeiler in der digitalen Transformation von Finanzinstituten. Sicherheit, Compliance, IT-Integration und rechtliche Durchsetzbarkeit müssen jedoch engmaschig überwacht werden, um einen reibungslosen und rechtsgültigen Prozess zu gewährleisten. 

Da Standardprodukte oft nicht die erforderliche Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bieten, versuchen einige Institutionen, eigene Lösungen zu entwickeln, die zwar anfänglich funktionieren, aber langfristig aufgrund der sich entwickelnden Compliance- und Sicherheitsvorschriften oftmals kostspielig und schwierig zu warten sind. Ohne ständige Aktualisierung laufen Sie Gefahr, dass diese Inhouse-Lösungen irgendwann veraltet und nicht mehr konform sind, was zu erhöhten Betriebskosten und potenziellen rechtlichen Risiken führt. 

Die On-Premise-Lösung von SwissSign wurde speziell für und gemeinsam mit Finanzinstituten entwickelt und gewährleistet die Einhaltung höchster Sicherheits- und regulatorischer Standards. Durch die Anbindung an FINMA-konforme «Qualified Evidence»-Workflows stellt sie die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um rechtsgültige, der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellte digitale Signaturen zu ermöglichen. 

Darüber hinaus bietet unsere Signaturlösung nicht nur ein Werkzeug, sondern auch einen strategischen Enabler für Finanzinstitute, die die Sicherheit und Compliance verbessern und die digitale Transformation vorantreiben möchten. Mit digitalen Signaturen und Zertifikaten digitalisieren und sichern Sie eine ganze Reihe von Prozessen, vom Prüfbericht über das Onboarding bis zur Erteilung von Prüfvermerken auf Beteiligungsberichten. 

Mit SwissSign gewinnen Finanzinstitute einen vertrauenswürdigen Partner auf dem Weg zu einer sicheren und konformen digitalen Transformation. Bei der Digitalisierung der Signaturprozesse geht es nicht nur darum, Papier zu ersetzen, sondern eine sichere und effiziente Vertrauensbasis für Finanzdienstleistungen zu schaffen.