Récapitulatif 

Les institutions financières qui veulent mettre en œuvre une solution de signature numérique doivent relever plusieurs défis: garantir la cybersécurité, respecter les réglementations en vigueur, assurer l’intégration dans l’infrastructure informatique existante, améliorer l’expérience utilisateur et garantir la validité juridique. Chaque défi présente des complexités uniques qui obligent les institutions financières à mettre en œuvre des solutions sûres et conformes. Les banques peuvent réussir en garantissant une cybersécurité robuste, le respect des réglementations, une intégration transparente et des workflows intuitifs. La solution On Premise de SwissSign est taillée sur mesure pour répondre à ces besoins spécifiques. Elle améliore également la sécurité et la conformité.

La solution On Premise de SwissSign répond ainsi à vos besoins en matière de conformité et de sécurité.

Défi 1: garantir la sécurité des données dans un environnement fortement régulé 

Risque de violation de données et contrôle réglementaire 

Les institutions financières traitent de grandes quantités de données sensibles pendant toute l’existence d’un compte client, y compris les données d’identification du client (CID). Les cybermenaces de tout type sont notamment des préoccupations majeures. 

En plus des agressions extérieures, les institutions financières doivent également se protéger contre les menaces d’initiés. Le personnel ou les parties contractantes disposant d’un accès privilégié peuvent en effet exposer les données relatives à la clientèle, intentionnellement ou non. Une politique d’accès mal configurée ou une faille de sécurité pourraient avoir des conséquences dévastatrices. Elles seraient susceptibles d’entraîner des amendes réglementaires ou une perte de confiance de la part de la clientèle. 

Au-delà des pertes financières et des atteintes à la réputation, le non-respect des lois sur le secret bancaire et la protection des données peut entraîner des conséquences juridiques. Pour atténuer ces risques, les institutions mettent en place des politiques strictes d’accès aux données, surveillent le mouvement des données, mettent en place des mécanismes de chiffrement solides et se soumettent à des audits de sécurité effectués par des organismes de réglementation. 

L’introduction d’une solution de signature touche toutes les données sensibles internes et relatives à la clientèle. Comme elle peut être attaquée depuis l’externe ou en interne, elle est soumise aux principes de protection les plus stricts. De nombreuses banques estiment que ce protocole est lourd par rapport aux risques et rendements possibles.

Comment les institutions financières peuvent relever ce défi 

Il est essentiel de maîtriser les flux de données et les sites de stockage. Les institutions financières ont déjà investi massivement dans la sécurisation de leurs infrastructures afin de prévenir les cyberattaques. Toute solution supplémentaire doit s’insérer dans les frameworks de sécurité existants, sans introduire de nouvelles vulnérabilités et exigences. 

L’utilisation d’une solution de signature Software-as-a-Service (SaaS) peut nécessiter des processus de conformité redondants, tels que la répétition de «Know Your Provider», des audits de sécurité et des contrôles de conformité. En revanche, le déploiement d’une solution sur site peut garantir un meilleur retour sur investissement. Elle offre des niveaux de sécurité supplémentaires et conserve les données au sein de l’infrastructure de l’institution. Il est possible d’atténuer efficacement les risques internes. Il faut, pour ce faire, un cadre de gouvernance solide, avec une gestion de l’accès qui reproduit exactement les départements et les rôles de la banque et qui est complétée par une surveillance automatisée de la conformité.

Comment SwissSign peut vous aider 

La solution de signature On Premise de SwissSign répond de manière unique à ces critères pour une mise en œuvre efficace et sécurisée. Développée en étroite collaboration avec des grandes institutions financières suisses, elle a été conçue pour s’intégrer parfaitement à l’infrastructure de sécurité existante d’une banque. Elle évite ainsi d’ajouter des vulnérabilités inutiles. Les connexions intégrées aux scanners de malware et aux outils de Data Leakage Prevention (DLP) vous assurent une protection optimale. 

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Défi 2: adaptation à diverses exigences de conformité 

Respect de plusieurs normes réglementaires locales 

Les banques qui exercent leurs activités dans plusieurs juridictions doivent se conformer à diverses réglementations sur les signatures numériques. En Suisse et dans l’UE, les signatures électroniques qualifiées (SEQ) sont juridiquement équivalentes aux signatures manuscrites. La loi SCSE et le règlement eIDAS définissent précisément les critères à remplir pour chaque niveau de validité juridique. Par ailleurs, la circulaire 2026/7 de la FINMA définit des exigences spécifiques pour l’onboarding digital au moyen de signatures électroniques en Suisse. Pour les banques de détail et banques cantonales suisses au service de la clientèle nationale, la SEQ est la solution la plus simple. 

Toutefois, les banques privées ayant une clientèle mondiale sont confrontées à des problèmes de conformité plus complexes. En effet, aux États-Unis et dans d’autres régions, les exigences juridiques diffèrent considérablement ou ne sont pas claires. Aux États-Unis, la loi ESIGN définit des exigences générales mais ne prévoit pas de critères de mise en œuvre normalisés, par exemple pour les signatures électroniques avancées (AES). Si la SEQ de la Suisse et de l’UE n’est pas explicitement reconnue, la conformité repose alors sur des pistes d’audit et des pièces justificatives prouvant l’authenticité d’une signature. 

Un autre défi majeur pour les banques internationales en matière de conformité consiste à maintenir une séparation stricte des données, aussi appelée «Chinese Wall». Cela doit permettre de garantir que les informations sensibles restent isolées entre les départements et les branches. Toutefois, la mise en œuvre de plusieurs solutions de signature numérique selon la juridiction ou la branche peut se révéler extrêmement complexe du point de vue opérationnel. En outre, cela peut engendrer des coûts de maintenance élevés.

Comment les institutions financières peuvent relever ce défi 

Une solution de signature doit pouvoir être configurée de manière très flexible pour respecter les différentes exigences légales à travers le monde. Elle doit aussi maintenir des pistes d’audit transparentes pour chaque signature. Idéalement, elle devrait aussi intégrer des solutions d’archivage juridique selon le principe Write Once Read Multiple (WORM), comme la solution Hitachi Content Platform. De nombreuses solutions cloud intégrées via l’API ne sont souvent pas suffisamment adaptables.

Comment SwissSign peut vous aider 

La solution On Premise de SwissSign est certifiée conforme à la loi sur la signature électronique (SCSE) et à l’eIDAS. Elle permet aussi de respecter la circulaire FINMA citée plus haut. En outre, elle comprend un module avancé de piste d’audit qui garantit des signatures juridiquement contraignantes, tout en permettant de s’adapter aux marchés mondiaux. Elle soutient l’intégration aux systèmes de reporting réglementaire, en rationalisant les processus de conformité.

En ce qui concerne les «Chinese Walls», la solution On Premise de SwissSign est unique. Elle a été développée en partenariat avec l’une des dix banques privées majeures basées à Genève. Cette solution multi-tenant offre des fonctions de gestion d’accès et d’interface utilisateur à différentes juridictions, branches et départements et permet un stockage séparé des documents signés. Elle peut être mise en œuvre en connectant une zone réseau dédiée à l’infrastructure de la clientèle ou en connectant directement le stockage fourni par la branche elle-même. 

Abordons ensemble les détails pour votre institution.

Défi 3: intégration transparente à votre infrastructure bancaire 

Surmonter les problèmes de complexité informatique et de compatibilité 

Une solution de signature numérique peut devenir un service essentiel pour la numérisation des processus qui nécessitent des signatures, des approbations ou un archivage. Cependant, les divers départements qui exécutent ces processus et ces scénarios d’utilisation emploient des technologies différentes, ce qui complique l’intégration. Les banques doivent également prendre en charge plusieurs canaux pour les signatures, tels que les e-mails, les chats, les portails clientèle et les applications mobiles. En outre, les systèmes bancaires existants, tels que les différentes plateformes bancaires de base, les outils CRM et KYC, peuvent poser des problèmes de compatibilité importants. 

Les solutions de signature doivent également traiter efficacement des volumes importants, en particulier durant les périodes de pointe comme les rapports financiers de fin d’année. Toute interruption peut perturber les opérations bancaires critiques et la clôture de contrats. Elle peut aussi impliquer une baisse de la confiance de la part de la clientèle. Cela est particulièrement difficile lorsque la solution est gérée dans un seul endroit (p. ex. en Suisse), mais qu’elle dessert des branches et des départements dans différents fuseaux horaires. Une assistance technique n’est pas toujours disponible pour éviter les arrêts ou l’augmentation des ressources nécessaires pour gérer des volumes imprévus.

Comment les institutions financières peuvent relever ce défi 

Pour parvenir à une intégration transparente, les institutions financières devraient adopter des solutions de signature basées sur des API qui fonctionnent avec des plateformes bancaires essentielles et des CRM. Un système de signature numérique solide devrait être évolutif et devrait assurer la continuité des affaires même en période de pointe. Les solutions de haute disponibilité qui prennent en charge le déploiement conteneurisé (p. ex. OpenShift) ou les infrastructures basées sur le cloud (AWS, Azure) peuvent apporter une flexibilité supplémentaire. 

L’utilisation d’une architecture souple ou étroitement couplée peut aussi permettre aux institutions financières d’intégrer les signatures numériques, sans pour autant modifier les systèmes informatiques existants. La solution devrait prendre en charge à la fois les intégrations d’API de bas niveau pour les workflows intégré et les API entreprise de haut niveau pour déléguer complétement les processus de signature.

Comment SwissSign peut vous aider 

La solution On Premise de SwissSign se base sur les normes OpenAPI, ce qui permet une intégration transparente avec les principales solutions de core banking, telles que Temenos, Avaloq et FNZ. Elle prend en charge le déploiement conteneurisé pour une évolutivité et une fiabilité maximales. Si une API standard ne peut pas être utilisée, SwissSign met à votre disposition une équipe de développement. Celle-ci aide à mettre en place des workflows personnalisés et des solutions tierces qui pourraient ne pas être directement compatibles avec les API standard. 

Grâce à sa vaste expérience en matière d’intégration dans les écosystèmes bancaires, SwissSign veille à ce que les institutions financières puissent déployer une solution de signature numérique qui s’adapte à leurs infrastructures existantes. SwissSign garantit aussi une disponibilité élevée et la conformité par rapport aux réglementations. 

Voulez-vous savoir comment nous pouvons vous aider avec vos systèmes?

Défi 4: optimiser l’expérience utilisateur tout en maintenant la sécurité 

Garantir un processus de signature intuitif et conforme

Un processus de signature numérique fastidieux peut frustrer les utilisateurs, qui peuvent alors ne pas vouloir l’utiliser. De nombreuses solutions de signature classiques offrent diverses fonctionnalités, mais leur complexité est souvent source de confusion. En effet, la plupart des utilisateurs finaux ne comprennent pas les implications légales d’une signature électronique simple, avancée ou qualifiée. Comment savoir par exemple quel workflow utiliser pour quel document ou quel processus? Si vous multipliez cela par le nombre de juridictions, il devient impossible pour un utilisateur moyen de choisir le bon worflow. Les taux d’adoption sont donc faibles. La clientèle peut être frustrée, peut avoir besoin d’une assistance technique ou, pire encore, vouloir terminer le processus sur papier. 

Dans les institutions financières, un niveau de signature incorrect pourrait entraîner des répercussions juridiques et financières plus graves. Citons par exemple la signature d’un prêt hypothécaire ou l’émission d’une carte de crédit sans signature juridiquement contraignante. 

De plus, les solutions traditionnelles ne sont souvent pas intégrées à l’image de marque de l’institution et au workflow. La clientèle peut être perturbée de devoir démarrer un processus de signature sur le portail de la banque, puis d’être redirigée vers une interface externe inconnue ou de recevoir un document scellé avec un certificat qui n’appartient pas à la banque mais qui porte le nom et la marque d’une autre branche ou même du fournisseur de solution de signature.

Comment les institutions financières peuvent relever ce défi 

Les banques devraient mettre en œuvre une solution de signature numérique qui rationalise les workflows et guide les utilisateurs de manière transparente tout au long du processus. Il faut aussi que le type de signature approprié en fonction du contexte du document et des exigences de la juridiction soit automatiquement sélectionné. Cela est seulement possible en éliminant les options supplémentaires qui prêtent à confusion. Des workflows entreprise personnalisés devraient aider à éliminer l’incertitude en alignant les processus de signature sur des cas d’utilisation spécifiques (p. ex. «W8-BEN» ou «Hypothèque» plutôt que de sélectionner manuellement les niveaux de signature). Les solutions multi-tenant devraient également permettre aux institutions financières de segmenter les processus de signature par département, branche ou juridiction afin de respecter les différentes lois. 

De plus, la solution doit pouvoir s’intégrer entièrement à l’identité visuelle de la banque et garantir la cohérence pour toutes les interactions de signature. Les sceaux électroniques et les dispositifs de protection de l’intégrité des documents devraient être directement liés à la banque et à la branche en question. Cela permet d’accroître la confiance et la reconnaissance des clients.

Comment SwissSign peut vous aider 

La solution On Premise de SwissSign propose une interface orientée business et spécialement conçue pour les institutions financières. Au lieu de demander aux utilisateurs de choisir manuellement entre différents niveaux de signature, SwissSign automatise le processus: les workflows sont associés à des cas d’utilisation commerciaux standard ou adaptables. Cela permet de garantir la conformité et la facilité d’utilisation. 

L’architecture multi-tenant de SwissSign permet aux banques de définir des espaces de signature dédiés où les workflows sont préconfigurés selon les besoins juridictionnels et réglementaires. Cela garantit que seuls des workflows conformes à la loi peuvent être utilisés. La charge administrative et les risques de conformité sont ainsi réduits. 

SwissSign fournit également des fonctions de scellement de documents à l’aide de certificats spécifiques pour les banques. Cela garantit que tous les documents signés sont visiblement liés à l’institution, ce qui renforce à la fois la validité juridique et la confiance de la clientèle. 

Jetons un coup d’œil à vos possibilités!

Défi 5: garantir la validité juridique des documents signés 

Veiller à ce que vos documents soient juridiquement contraignants 

Une signature (numérique) valide ne garantit pas à elle seule sa force exécutoire. Des problèmes tels que les signataires non autorisés, la confusion entre des noms et l’absence de vérifications réglementaires peuvent entraîner des poursuites judiciaires. Les institutions financières doivent veiller à ce que les documents signés soient juridiquement contraignants et ne puissent pas être contestés devant les tribunaux en raison d’erreurs de procédure. 

Une signature peut p. ex. être formellement valide, tout en n’étant pas légalement autorisée. Il existe plusieurs cas: lorsqu’un conjoint signe un document nécessitant le consentement de l’autre conjoint ou lorsqu’un employé signe au nom d’une entreprise sans autorisation appropriée. Les homonymes présentent également des risques. Lorsque deux clients ont le même nom, les documents peuvent être associés à la mauvaise personne. De même, les institutions financières doivent vérifier l’autorité des signataires dans les transactions d’entreprises en recoupant les registres du commerce.

Comment les institutions financières peuvent relever ce défi 

Les banques devraient mettre en place des mécanismes de vérification post-signature qui recoupent l’identité des signataires avec les registres du commerce et les bases de données internes sur les autorisations. En établissant un cadre de validation des documents, les institutions peuvent prévenir les écarts de conformité avant qu’ils ne s’aggravent. Les processus de signature devraient comprendre la validation automatisée de l’identité, de l’autorité et de l’intégrité des documents. 

Les risques devraient également être évalués de manière exhaustive pour s’assurer que les documents sont conformes aux règlements du domaine, tels que la SCSE et l’eIDAS. L’utilisation de systèmes d’archivage numériques avec stockage inviolable, tels que la technologie Write Once Read Multiple (WORM), vous aide à prévenir la manipulation de documents et garantit le respect des réglementations.

Comment SwissSign peut vous aider 

Le Risk Management Toolbox (RMT) de SwissSign fournit une analyse automatisée des documents signés. Elle garantit ainsi le respect des règles juridiques et de sécurité prédéfinies. La solution s’intègre aux registres du commerce et aux bases de données internes pour vérifier l’autorité des signataires et minimiser le risque de signatures non autorisées. 

De plus, le RMT comprend des fonctions de validation avancées telles que les contrôles de conformité PDF/A, la comparaison visuelle des documents originaux, la vérification de l’intégrité des signatures et la conformité aux normes ETSI. Ces capacités aident les institutions financières à atténuer les risques juridiques, tout en maintenant un processus de signature numérique efficace et conforme. 

Découvrez nos possibilités pour gérer les risques juridiques.

Conclusion: les signatures numériques, fondement de la conformité financière 

Les signatures numériques sont un pilier essentiel de la transformation numérique des institutions financières. Cependant, la sécurité, la conformité, l’intégration dans le système informatique et l’applicabilité juridique doivent être gérées avec soin afin de garantir un processus transparent et juridiquement valable. Les produits standard n’offrent souvent pas la souplesse et l’adaptabilité requises. Certaines institutions tentent donc de développer des solutions personnalisées qui peuvent fonctionner au début, mais qui deviennent souvent coûteuses et difficiles à maintenir à mesure que les règlements de conformité et de sécurité évoluent. Sans mises à jour permanentes, ces solutions internes risquent de devenir obsolètes et non conformes, ce qui entraînera une augmentation des coûts opérationnels et de potentiels risques juridiques. 

La solution On Premise de SwissSign a été conçue spécialement pour et en collaboration avec les institutions financières. Elle garantit le respect des normes réglementaires et de sécurité les plus strictes. Intégrée aux workflows Qualified Evidence conformes à la FINMA, elle fournit les outils nécessaires pour obtenir des signatures numériques juridiquement valables équivalentes aux signatures manuscrites. 

En outre, notre solution de signature constitue non seulement un outil, mais aussi une platforme stratégique pour les institutions financières qui cherchent à renforcer leur sécurité, leur conformité et leur transformation numérique. Les signatures et certificats numériques peuvent numériser et sécuriser toute une gamme de processus, des rapports d’audit à l’onboarding en passant par la mise sous scellés des rapports d’investissement. 

En choisissant SwissSign, les institutions financières gagnent un partenaire de confiance pour une transformation numérique sûre et conforme. La numérisation des processus de signature ne consiste pas seulement à remplacer le papier, mais aussi à établir une base sûre et efficace pour la confiance dans les services financiers.