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Comment personnaliser votre signature électronique
Vous souhaitez ajouter votre logo à votre signature électronique? Nous vous montrons comment le faire aisément et vous expliquons pourquoi l’aspect visuel de la signature ne joue qu’un rôle secondaire.
Voici comment cela fonctionne
Avant tout, précisons une chose: l’aspect visuel d’une signature électronique n’a qu’une importance secondaire. Ce qui importe avant tout, c’est que les exigences techniques d’une signature électronique soient garanties. Commençons donc par quelques explications.
Stricto sensu, une signature électronique est une procédure purement technique. Dans le cas d’une signature électronique qualifiée, cette procédure doit notamment permettre d’identifier clairement le/la signataire. Cela signifie que la signature peut être attribuée de manière univoque à une personne. C’est pourquoi un contrôle d’identité du/de la signataire doit être effectué avant la première signature. La signature électronique permet en outre de garantir que des modifications ultérieures du document peuvent être détectées: l’intégrité du document est ainsi assurée. Dans le cas des signatures électroniques qualifiées, il est également obligatoire en Suisse de consigner, en plus de la signature, le moment où celle-ci a été apposée. Par ailleurs, seuls les prestataires de services de confiance officiels comme SwissSign peuvent proposer des signatures électroniques qualifiées valables en Suisse. Ils doivent en effet satisfaire aux conditions strictes de la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE).
Quels types de signatures électroniques existe-t-il?
Alors que nous ne connaissons dans l’univers analogique que la signature manuscrite en plus de l’accord verbal, il existe dans l’univers numérique trois niveaux de signatures. Il s’agit de la signature électronique simple, avancée et qualifiée. Mais en quoi sont-elles différentes, et quelle signature utiliser à quelle fin?
Signature électronique qualifiée (SEQ)
La SEQ correspond au niveau de signature le plus élevé et est équivalente à la signature manuscrite (art. 14, al. 2bis CO). La loi sur la signature électronique (SCSE) exige donc qu’une vérification d’identité du signataire soit effectuée avant la première signature. Cette vérification d’identité peut exclusivement être réalisée par un prestataire de services de confiance reconnu comme SwissSign. La vérification d’identité s’effectue en ligne ou sur place. L’identité du signataire et l’authenticité de la signature sont ainsi clairement garanties. La SEQ a valeur probante devant les tribunaux.
Cas pratiques: Vous avez besoin de la SEQ pour des documents avec prescriptions de forme légales et à fort risque de responsabilité. Il peut s’agir par exemple de contrats de crédit à la consommation, de baux à loyer et à ferme ou de leur résiliation, de rapports de révision et de contrats de travail temporaire.
Signature électronique avancée (SEA)
Contrairement à la signature électronique qualifiée, la procédure d’identification du signataire n’est pas définie pour la signature électronique avancée. Elle doit toutefois avoir lieu avant la première signature. Il existe différentes procédures selon le fournisseur de signatures électroniques, par exemple au moyen d’un numéro de téléphone mobile.
Cas pratiques: La SEA est souvent utilisée pour les accords et les contrats standard sans prescription de forme légale et sans risque de responsabilité prévisible. On peut citer par exemple les contrats de vente ou les contrats de travail simples.
Signature électronique simple (SES)
La signature électronique simple est celle ayant le moins d’exigences en matière de niveau de sécurité. La loi ne stipule ici aucune exigence quant à l’origine ou à l’authenticité de la signature. Une signature scannée que vous insérez dans un document PDF peut être utilisée ou qualifiée de signature électronique simple dans certaines circonstances. Elle a une faible valeur probante si vous souhaitez par exemple prouver quelque chose devant un tribunal.
Cas pratiques: La SES est utilisée pour les documents sans prescription de forme légale et au très faible risque de responsabilité. Il peut par exemple s’agir de documents internes, de contrats de fournisseurs, d’approbation de factures ou de comptes-rendus.
Quelle est la signature adaptée à votre cas?
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Le choix de la signature appropriée dépend en première ligne du type de document que vous souhaitez signer. Les cas pratiques ci-dessus vous donnent un bon point de repère.
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Si vous avez toutefois des doutes quant au type de signature requis, nous vous recommandons de consulter un conseiller juridique ou de demander directement auprès de l’organisme qui vous demande une signature.
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Vous voulez mettre toutes les chances de votre côté? Alors nous vous recommandons la SEQ (le plus haut niveau de signature). En effet, la SEQ couvre aussi en règle générale tous les cas qui n’exigent pas de prescription de forme légale.
Pour vérifier si une signature électronique qualifiée est valable sur un document, la Confédération suisse met à disposition l’outil Validator. Vous pouvez y télécharger le document souhaité et en quelques secondes, l’authenticité de la signature est vérifiée et confirmée.
À quoi ressemble la signature électronique?
Outre les exigences techniques, l’aspect visuel est également important pour les utilisateurs. La signature standard de SwissID Sign affiche le nom complet du signataire figurant sur la pièce d’identité, ainsi que la date et le type de signature. La signature peut être placée n’importe où dans le document.
Comment insérer votre signature manuscrite?
Si vous souhaitez utiliser la signature électronique dans un contexte professionnel, vous pouvez, selon vos besoins, utiliser par exemple le logo de votre entreprise comme élément visuel. Ainsi, vos destinataires reconnaitront plus facilement votre signature. Vous pouvez également télécharger votre signature manuscrite sous forme d’image et ajouter ainsi une touche personnelle à votre signature. Vous n’arrivez pas à vous décider? Pas de problème – dans votre espace de signature, vous pouvez déposer autant d'éléments visuels que vous souhaitez.
