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So personalisieren Sie Ihre elektronische Signatur
Wie sieht eine elektronische Signatur eigentlich aus? Und kann auch eine handschriftliche Unterschrift in ein Dokument eingefügt werden? Zwei Fragen, die im Zusammenhang mit elektronischen Signaturen häufig gestellt werden. Beides beantworten wir in diesem Artikel. Ausserdem erfahren Sie, weshalb das 'Look and Feel' einer Signatur zwar für die Nutzer wichtig ist, aber in Bezug auf die Gültigkeit der Unterschrift nur eine untergeordnete Rolle spielt.
So funktioniert's
Eines vorweg: Wie eine elektronische Signatur optisch aussieht, spielt eine untergeordnete Rolle. In erster Linie müssen die technischen Anforderungen an eine elektronische Signatur gewährleistet sein. Lassen Sie uns einen kurzen Exkurs machen.
Eine elektronische Signatur ist streng genommen ein rein technisches Verfahren. Dieses Verfahren muss bei der qualifizierten elektronischen Signatur u. A. die eindeutige Identifikation des Unterzeichners ermöglichen. Das heisst, die Signatur kann zweifellos einer Person zugeordnet werden. Aus diesem Grund muss vor der ersten Signatur auch eine Identitätsprüfung des Unterzeichners stattfinden. Mit der elektronischen Signatur wird auch sichergestellt, dass nachträgliche Veränderungen am Dokument festgestellt werden können: Die Integrität des Dokuments ist also sichergestellt. Im Falle von qualifizierten elektronischen Signaturen ist es in der Schweiz ebenfalls Pflicht, zusätzlich zur Signatur den Zeitpunkt der Signatur festzuhalten. Des Weiteren können nur offizielle Vertrauensdienstanbieter wie SwissSign qualifizierte elektronische Signaturen, welche in der Schweiz gültig sind, anbieten. Sie müssen nämlich den strengen Auflagen des Bundgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) entsprechen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES entspricht dem höchsten Signaturstandard und ist der handschriftlichen Signatur gleichgestellt (Art. 14, Abs. 2bis OR). Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) verlangt daher, dass vor der ersten Signatur eine Identitätsprüfung des Unterzeichners stattfindet. Eine solche Identitätsprüfung kann ausschliesslich durch einen anerkannten Vertrauensdienstanbieter wie SwissSign stattfinden. Die Identitätsprüfung wird online oder vor Ort durchgeführt. Die Identität des Unterzeichners und die Echtheit der Signatur sind somit eindeutig sichergestellt. Die QES hat vor Gericht eine hohe Beweiskraft.
Anwendungsfälle: Sie benötigen die QES für Dokumente mit gesetzlicher Formvorschrift und einem hohen Haftungsrisiko. Dazu gehören zum Beispiel Konsumkreditverträge, Miet- und Pachtverträge oder deren Kündigung, Revisionsberichte und Zeitarbeitsverträge.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Im Gegensatz zur qualifizierten elektronischen Signatur ist bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur nicht festgelegt, wie die Identifikation des Unterzeichners stattfinden muss. Trotzdem muss eine solche vor der ersten Signatur erfolgen. Je nach Signatur-Anbieter gibt es somit unterschiedliche Verfahren, z.B. mittels Mobiltelefonnummer.
Anwendungsfälle: Die FES wird häufig bei Vereinbarungen und Standardverträgen eingesetzt, die keine gesetzliche Formvorschrift haben und ein kalkulierbares Haftungsrisiko aufweisen. Dazu gehören zum Beispiel Kaufverträge, sowie einfache Arbeitsverträge.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur ist jener Standard mit den tiefsten Anforderungen in Bezug auf die Sicherheitsstufe. Das Gesetz stellt hier keine Anforderungen an die Herkunft und Echtheit der Signatur. Eine eingescannte Unterschrift, die Sie in ein PDF einfügen, kann unter Umständen auch als einfache elektronische Signatur verwendet respektive qualifiziert werden. Sie hat wenig Beweiskraft, wenn Sie beispielsweise vor Gericht etwas belegen möchten.
Anwendungsfälle: Die EES wird für Dokumente eingesetzt, die keine gesetzliche Formvorschrift haben und noch dazu ein sehr geringes Haftungsrisiko aufweisen. Beispiele dafür sind interne Dokumente, Lieferanten-Aufträge, das Visieren von Rechnungen oder Protokollen.
Welches ist die richtige Signatur für Ihren Fall?
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Die Wahl der richtigen Signatur hängt in erster Linie davon ab, welche Art von Dokument Sie unterschreiben möchten. Die oben aufgeführten Anwendungsfälle bieten Ihnen eine mögliche Orientierung.
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Wenn Sie dennoch unsicher sind, welche Signatur verlangt ist, empfehlen wir Ihnen eine Rechtsberatung zu konsultieren oder gegebenenfalls direkt bei der Stelle nachzufragen, die von Ihnen eine Unterschrift anfordert.
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Sie möchten auf der sicheren Seite sein? Dann empfehlen wir Ihnen die QES (höchster Signatur-Standard). Denn die QES deckt auch alle Anwendungsfälle ab, die grundsätzlich keine gesetzliche Formvorschrift verlangen.
Um zu prüfen, ob eine qualifizierte elektronische Signatur auf einem Dokument gültig ist, stellt die Schweizerische Eidgenossenschaft das sogenannte Validator-Tool zur Verfügung. Sie können das gewünschte Dokument dort hochladen und innert Sekunden wird die Echtheit der Unterschrift geprüft und bestätigt.
Wie sieht die Standard-Signatur aus?
Nebst den technischen Anforderungen ist für die Nutzer aber selbstverständlich auch die visuelle Erscheinung wichtig. Die Standard-Signatur von SwissID Sign zeigt den vollständigen Namen des Unterzeichners gemäss Ausweisdokument sowie Datum und Art der Signatur. Die Signatur kann an einer beliebigen Stelle innerhalb des Dokuments platziert werden.
Wie fügen Sie Ihre handschriftliche Unterschrift ein?
Da Sie die elektronische Signatur aber vielleicht auch im geschäftlichen Umfeld nutzen möchten, können Sie je nach Bedarf zum Beispiel auch ein Firmenlogo als visuelles Element verwenden. So schaffen Sie gegenüber den Empfängern den nötigen Wiedererkennungswert. Oder alternativ laden Sie Ihre handschriftliche Unterschrift als Bildformat hoch und verleihen so Ihrer Signatur eine persönliche Note. Sie können sich nicht entscheiden? Kein Problem – in Ihrem Signaturraum können Sie so viele Signatur-Sujets hinterlegen, wie Sie möchten.
