Datenschutzhinweise für Webinare via «Zoom» oder «Teams» der SwissSign AG

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von «Zoom» und «Teams» informieren.

«Zoom» ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113 mit einer Vertretung in EU (Lionheart Squared Ltd, Upper Pembroke Street 28-32, Dublin DO2 EK84, Republik Irland).

«Teams» ist ein Dienst der Micorosoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool «Zoom» und «Teams», um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: «Webinare»). Mit der Registration zu einem Webinar erklären Sie sich zudem einverstanden, dass Ihre Daten von SwissSign AG zur Kontaktaufnahme oder für Werbezwecke verwendet werden.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von «Webinaren» steht, ist die SwissSign AG.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von «Zoom» oder «Teams» aufrufen, ist der Anbieter von «Zoom» oder «Teams» für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Konsultieren Sie die Datenschutzerklärung von «Zoom» und Datenschutzerklärung von «Teams».

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von «Zoom» oder «Teams» werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem «Webinar» machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn «Single-Sign-On» nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem «Webinar» die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Webinar“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die «Zoom»- resp. «Teams»-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem «Webinar» teilzunehmen bzw. den «Meeting-Raum» zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden «Zoom» und «Teams», um «Webinare» durchzuführen. Wenn wir «Webinare» aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Voraus transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in «Zoom» oder «Teams» angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über «Webinare» (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei «Zoom» gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Personenbezogenen Daten werden ausschliesslich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere dem Schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bearbeitet.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an «Webinaren» verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus «Webinaren» wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von «Zoom» oder «Teams» erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies zum Zweck der Durchführung von «Webinaren» erforderlich ist (Datenschutzerklärung von «Zoom» bzw. Datenschutzerklärung von «Teams»).

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt: Swiss Infosec AG, Reto Zbinden, Centralstrasse 8A, 6210 Sursee, E-Mail: [email protected]

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schliesslich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

SwissSign AG

Glattbrugg, 14. Februar 2022